PROJELERİ ERKEN BİTİRMEK İÇİN 11 KURAL

PROJELERİ ERKEN BİTİRME SANATI [ERHAN EKER]

Fizibilitesi yapılmış, başlama karar ve onayı çıkmış projeler için :

1. Yapılması gereken bağlantıları ve sözleşmeleri hemen yap. (Kredi, materyal, insan vb) Kullanılacak malzeme, materyal, ekipman vb bağlantılarını hemen ayarla. Proje içinde kullanılacak ancak zamanı ve miktarı net olmayan üniteler için opsiyonlu anlaşmalar yap, zamanından önce hazır olmalarını garanti altına al, riskleri minimuma indir ve zamanı gelince siparişlerini realize et ve hemen montaja başla. Malzeme, ekipman, modül, insan vb bekleme. Sürecin başında yapılacak ekipman, malzeme, kaynak ve insan planlaması ve gerekli anlaşmaların yapılması özellikle inşaat vb projelerde proje hızına doğrudan etki eder.
   
2. Dışarı verilebilecek, maliyet, zaman kazandıracak ve kalite kaybı yaratmayan işleri hemen ver.
   
3. Projeyi ayırabildiğin kadar optimum modüllerine ayır ve ayrık modüler işleri ayrı proje gibi ele al ve bitir. Proje ana iskelet üzerinde modül bileştirmeleri şekline ne kadar dönüşebilir ve bu modüller ne kadar önce bitirilirse, proje süresi oldukça kısalır. Burada reel çalışma süresi [ana yapının (iskeletin) bitirilmesi + montaj zamanı + ekstra modül bekleme zamanı = en uzun süren tek iş+ montaj ] süresi kadar olacaktır.
   
4. Bağımsız yürüyebilecek işler için iyi bir planlama yap doğru ekibi seç ve plana uy.
   
5. Biten modüllerin testlerini sonu beklemeden ön testlerle kontrol et. Genel entegre testler için hata ve riskleri minimize et.
   
6. İnsan, dökümantasyon, veri tabanı yedeklemesi yap. Bir işi en az iki kişi bilsin. Kritik görev ve işlerde tek bilene mahkum olma. Güvenilecek bir yedek de her zaman işin içinde olmalı. Projelerde "Tam Yetkili Başkanlık Sistemi" ne inanırım, Bu şu demektir : Görev, yetki ve sorumlulukları baştan net olarak tanımlanmış, yetki verilmiş ve iyi denetlenen yetenekli bir adam ve yardımcısının seçimi. Projenin bir yöneticisi olduğu gibi en az onun kadar konuya hakim gerektiğinde işi devralabilecek PY ile iyi anlaşan bir yardımcısı da olmalıdır.
   
7. Son kullanılan teknolojilerin denenmiş olmaları ve parça, servis vb olanaklarını iyi araştır. İlk defa denenecek teknolojilerde olası riskler için b planı hazırla. Risk Yönetim Tablosu' nu iyi oluştur ve Baseline' ı sürekli kontrol altında tut.
   
8. Müşterinin gerçekten neye gereksinimi olduğunu iyice anla. Çok soru sor. Kullanıcı gereksinimlerini keşfetmek için en iyi zaman teslim aşaması değildir derler. Bu şekilde gereksiz işlerin yapılmasıyla zaman kaybedilmez.
   
9. Büyük projelerde, zaman, maliyet, insan, satın alma yönetimini bilen deneyimli ancak enerjik yöneticilerin genel proje yöneticisi olması, onların altında teknik proje yöneticilerinin konularına göre atanması doğru olur.
   
10. Kuyruğun köpeği sallamasını önle. Proje içinde mikro projeler ya da sorunlar üreterek ana projeye etki etmeyecek ayrıntıların içinde zaman, para ve enerji kaybetme. Şovla işi ayır ve ana hat üzerinden tankla git. Ana trendi etkilemeyecek küçük işlere takılma. Dayanıklı tasarım ve yürütme planı yap. Bir yerde yürümeyen bir işin bütün işleri aksatmasına izin verme. Bu nedenle modüler planlama önemlidir.
    
11. Bilmediğin ve uzmanlık isteyen konularda iyi bilenlerden danışmanlık ve hizmet al.
    

 

Birçok Proje yapmış deneyimli biri olarak bunları öneriyorum. Bu bilgiler PMBOK da bulunmaz. Bu maddelerin her biri iyi algılanırsa, projenin büyüklüğüne göre size milyonlarca USD tasarruf kazandırır,

Projenizi planlanan zamanda yada daha erken bitirmenizi sağlar, işlerin elinize yüzünüze bulaştırılmadan alnınızın akıyla çıkılmasına yarar.

Teori, pratiğin abisidir, işi kardeş yapar. (EE)

Bu yazı link verilerek yayınlanabilir.

 

Erhan EKER

http://www.msprojectmanagement.org